KPI-mittarit tietojohtamisessa

‍

Suorituskyvyn keskeisimmät tunnusluvut, eli Key Performance Indicator (KPI) -luvut antavat yritykselle tietoa liiketoiminnan prosessien tilasta. Yleisesti KPI:t koostetaan useista eri liiketoiminnan tavoitteista, joiden halutaan toteutuvan. Näitä toiminnan kehittämisen tavoitteita voivat olla pitkän ja lyhyen aikavälin strategiset, henkilöstön johtamisen sekä muut sidosryhmille arvoa tuottavat tavoitteet.

‍

KPI-mittarit liiketoiminnan kuntopuntareina

Kunnon mittaaminen voi kuulostaa lähtökohtaisesti ikävältä ja ohjaavalta. Toiminnan ja prosessien mittaroinnissa piilee kuitenkin etu liiketoiminnalle. Yrityksessä johto ja toimihenkilöt, jotka tekevät päätöksiä kehittämistoimenpiteistä ja suunnittelevat yrityksen tulevaisuutta, voivat näillä KPI-kuntopuntareilla tehdä päätelmiä liiketoiminnan nykytilasta sekä tarvittavista ohjaus- ja korjaustoimenpiteistä. Kehittämistoimien jalkauttamista voidaan havainnollistaa raportoinnissa selventävien datavisualisointien avulla. KPI-mittareiden avulla voidaan ketterästi ohjata yrityksen, tuotannon ja henkilöstön toimintaa strategisten tavoitteiden mukaisesti.

‍

Mittariston kehittäminen

Liiketoiminnan tavoitteet ja KPI-mittaristot kytkeytyvät keskeisesti Business Intelligence (BI) raportointiin. BI-raportoinnin tehtävänä on tukea ja edesauttaa tiedolla johtamista ylläpitämällä liiketoiminnan prosessien raportiikkaa sille laaditun mittariston ja määrättyjen toimintatavoitteiden mukaisesti.

Mittariston kehittämisessä tulisi aina lähteä liikkeelle määrittelyistä, joissa on selkeästi kuvailtu:

1. Tarve
2. Tavoitteet
3. Tarkastelujaksot
4. Datalähteet
5. Vastuuhenkilöt
6. Julkaisuaikataulu
   ‍

Ensimmäisenä määritellään KPI-mittaristojen tarve liikejohdon toiveiden pohjalta siitä, mitä tietoa he haluavat liiketoiminnastaan seurata. Tämän jälkeen mittareille voidaan määritellä tavoitetasot, jotka ensisijaisesti ohjaavat liiketoimintaa itsessään kohti tavoitteita, mutta vaikuttavat myös siihen miten mittareita esitetään raporteilla ja mitä niissä korostetaan. Tarkastelujaksoissa on kyse siitä, halutaanko raportointia seurata esimerkiksi päivä-, viikko- vai kuukausitasolla. Automaattisesti päivittyvän raportin ja mittariston edellytyksenä on tietenkin se, että datalähteet ovat tiedossa, jotta raportteja voidaan lähteä kehittämään. Kehitysprojektin kannalta on tärkeää myös määritellä raportille vastuuhenkilö liiketoiminnan puolelta. Hänen tehtävänään on antaa palautetta raportin ja mittariston sisällöstä kehitysprojektin aikana sekä varmistaa, että niitä hyödynnetään sen jälkeen. Lopuksi tulee määritellä raportin ja mittariston julkaisuaikataulu, mistä lähtien ne ovat käyttäjien saatavilla ja päivittyvät automaattisesti.

Mittareita voidaan myöhemmin aina päivittää muuttuneen toimintaympäristön vaatimiin tarpeisiin toistamalla määrittelyprosessi uudelleen ja noudattamalla sen kautta saatuja raameja kehitystyössä. Kun KPI-mittaristo ja raportit on laadittu huolellisesti, niin voidaan varmistaa, että johto ja sidosryhmät saavat kattavan kokonaiskuvan toiminnan sisäisestä ja ulkoisesta laadusta. Näin ollen johtamistyö helpottuu, kun tarvittaessa nopeita ja vaativiakin päätöksiä voidaan tehdä objektiivisesti viimeisimpään tietoon perustuvasti.

‍

Datankeruun haasteet

Liiketoiminnan ja tuotannon prosessien järjestelmät, kuten ERP, MES, CRM, WMS ja muut tietoa tuottavat ja tallentavat järjestelmät perinteisesti siiloavat dataa omiin järjestelmäkokonaisuuksiinsa. Tuotantojärjestelmien hankinnassa erityisesti painottaisin, että integraatiot järjestelmien välillä tulisi varmistaa. Huomiota tulisi myös kiinnittää tietovarastojen (DWh) hyödyntämiseen, sillä suoraan tuotantojärjestelmiin kytkettävät ulkopuoliset ohjelmistot ei ole turvallinen menettelytapa. Dataa voidaan jalostaa tietovarastoihin ETL/ELT prosessien avulla, jonka myötä siitä voidaan tuottaa tietoa sisältävää raportointia. Näin kerätystä ja jalostetusta datasta saadaan raporttien avulla käyttöön tietoa ja tunnuslukuja liiketoiminnan prosesseista helposti ymmärrettävässä muodossa.

‍

Miksi ei Excel?

Työkaluna yksittäisiin toimenpiteisiin Excel soveltuu hyvin ja taulukkoihin vietyä dataa voidaan näissä tapauksissa käsitellä melko helposti ja nopeasti. Varsin yksinkertaiset raportit onnistuu myös toteuttaa vielä jokseenkin hyvin, mutta taulukon mahdolliset sarakkeiden ja rivien välisten yhteyksien poiminta osoittautuu nopeasti aikaa vieväksi ja tehottomaksi excel guruiluksi. Exceliä ei ole suotavaa käyttää yrityksen tietokantana, sillä tiedostot saattavat ajan mittaan paisua käsittämättömän suureksi ja lähes käsittelykelvottomiksi. Usean tiedoston sisältämän datan yhdistäminen koherentiksi ja siten laadukkaaksi tiedoksi muodostuu helposti aikaa vieväksi tehtäväksi. Exceleissä lepäävän tiedon yhdistäminen muihin tietolähteisiin on vaikeaa ilman erityisiä raportoinnin ohjelmistoja.

‍

Monimuotoisen datan tallennus­ratkaisut

Tapahtumadataa löytyy yrityksistä usein eri muodoissa mittareiden perustamiseksi, mutta järjestelmät eivät varsinaisesti tue tarvittavan datan tallennusta järjestelmiin. Mikä avuksi?

Olemme Data Leadilla kehittäneet yrityksille datan jalostukseen tuotteita ja palveluita, joilla ei ole käytössään digitaalisia järjestelmiä, tai toiminnanohjaus pohjautuu edelleen taulukoihin tai muuhun rakenteelliseen dataan. Avullamme yrityksen kaikki BI-analytiikkaan haluttu tieto voidaan jalostaa ja tallentaa keskitetysti hallinnoituun tietovarastoon. Voit lähettää esimerkiksi excel-tiedostot helposti ja hallita ja korjata prosessoitua dataa myös helposti jälkikäteen, mikäli tiedon syötössä havaitsit virheitä. Näin datasi pysyy jatkuvasti puhtaana raportointia ja myöhempää käyttöä varten. Kaikki prosessoitu data on saatavilla henkilöstölle käyttöoikeuksien hallinnan kautta, jolla voit ohjata liiketoimintatiedon näkyvyyttä organisaatiossasi.

Halutessasi voit myös kytkeä tuotantolaitteita lähettämään laitedataa tietovarastoihin. Ratkaisumme ja palvelumme mahdollistaa ja varmistaa yrityksille tulevaisuudessa myös tekoälyratkaisujen hyödyntämisen kerätylle datalle. Tekoäly on monella saralla todettu olevan keskeisessä roolissa yritysten tulevaisuuden menestyksen ja markkinaedun saavuttamisessa ja autamme myös tekoälyyn liittyvissä ratkaisuissa ja kysymyksissä.

‍

Jos kiinnostuit aiheesta tai palveluistamme, niin voit olla yhteydessä helposti meihin

info@datalead.fi

+358 44 7380 006

‍

‍