.jpg)
Tässä kirjoituksessa kerron kansantajuisella kielellä mikä on Power BI, miten se toimii ja mitä sillä voi tehdä. Tarkoitus on esitellä Power BI -ohjelmiston yleispiirteet menemättä sen tarkemmin ohjelmiston teknisiin yksityiskohtiin. Tämän tekstin avulla lukija voi muodostaa kokonaiskuvan siitä, minkälaisesta ohjelmistosta on kyse ja mitä sen käyttö sekä hankinta käytännössä tarkoittaa.
Mitä Power BI:llä voi tehdä?
Yksinkertaisimmillaan Power BI on työkalu, jolla luot kuvaajia ja taulukkoja käytössäsi olevasta datasta. Useimmat tätä artikkelia lukevat ovat varmasti käsitelleet pieniä määriä dataa Excelissä ja luoneet yritystoiminnalleen merkittäviä pylväs- tai viivadiagrammeja toistuviin kuukausiraportteihin tai kertaluontoisiin analyyseihin. Rivimäärien kasvaessa Excelin käyttö tuo kuitenkin omat rajoitteensa, minkä takia datan käsittely käy työlääksi ja taulukkoon sijoitettujen laskukaavojen laskenta hidastuu huomattavasti. Power BI ratkaisee tämän ongelman ja tuo mukanaan liudan muita ominaisuuksia, joilla tunnuslukujen raportointi käy helpommin. Toisin sanoen, Power BI on datavisualisointiohjelma, jolla rakennat toimivat ja interaktiiviset raportit näyttävine kuvaajineen ja vähennät raportoinnin manuaalisia työvaiheita.
Power BI on Microsoftin tarjoama työkalu, jonka työpöytäversion jokainen voi ladata ilmaiseksi täältä:
https://powerbi.microsoft.com/fi-fi/landing/free-account/
Ilmainen vs maksullinen
Kotikäytössä tai pienen yrityksen raportointitarpeisiin ilmaiseversio käy oikein hyvin. Käytännössä ilmaisversion merkittävin rajoite on se, että raportteja ei voi jakaa muiden luettavaksi nettiselaimessa. Kuten sanottua, yksittäinen analyytikko tai tee-se-itse henkilö voi hyvin hoitaa raportointitarpeet Power BI:n ilmaisversiolla. Tällöin raportteja on luettava suoraan työpöytäsovelluksesta, mikä tarkoittaa sitä että kaikilla on mahdollisuus muokata yksittäistä tiedostoa. Usein tämä lähestymistapa ja työpöytäsovelluksen käyttöliittymä on liian tekninen niille, joiden on tarkoitus vain lukea raportteja eikä muokata niitä.
Power BI:n maksullisissa versioissa mukaan tulee selaimessa toimivat työtilat ja sovellukset, joiden kautta raporttien hallinnointi ja jako suuren yleisön nähtäväksi on mahdollista. Suurin osa raporttien kehityksestä tehdään edelleen työpöytäversiolla, mutta ne julkaistaan selainpohjaisiin työtiloihin. Työtilat on suunniteltu raporttien hallinnointiin, mutta ei varsinaisesti raportteja lukevan yleisön käyttöliittymäksi. Syy tähän on se, että työtilassa käyttäjillä on mahdollisuus muokata tai nähdä asetuksia, joiden hallinnointi ei varsinaisesti kuulu loppukäyttäjille. Sen vuoksi Power BI:n selainpohjaiseen ympäristöön on luotu sovellus-tila (”App”), jonka kautta raportit jaetaan suuremmalle yleisölle. Sovellus-nimi voi olla hieman hämäävä, mutta käytännössä kyse on nettisivusta, jota kautta muut pääsevät lukemaan sinne julkaistuja raportteja. Työtilat ja sovellukset ovat yrityskohtaisia, eli näkyvyys on joka tapauksessa rajattu vain oman yrityksen työntekijöiden nähtäväksi. Tämän lisäksi näkyvyyttä voi rajata vain tietylle käyttäjäryhmälle, kuten johtoryhmälle, hallitukselle tai mille tahansa muulle vapaasti määritellylle ryhmälle.
Power BI verrattuna muihin
Datavisualisointityökaluna Power BI on helppokäyttöinen ja taipuu monimutkaisiinkin laskentoihin sekä raporttivaatimuksiin. Käytössä on kaksi eri ohjelmointikieltä: DAX ja Excelistäkin tuttu M, jota käytetään Power Queryssa. DAX:ia voi käyttää mittareiden ja laskennallisten sarakkeiden luontiin raporttinäkymässä, kun taas M-kieli soveltuu paremmin datasetin pöytien rakentamiseen Power BI:n Power Query -osiossa. Molempiin löytyy kattava dokumentaatiota Microsoftin omilta sivuilta. Power BI:n ympärille on kehittynyt aktiivinen käyttäjäkunta, jonka tekemiä DAX tai M -esimerkkejä löytyy runsaasti Microsoftin omilta keskustelupalstoilta ja Youtube:sta.
Microsoft on asettanut Power BI:lle kuukausitason hinnoittelun, jonka suuruus riippuu lisenssityypistä. Edullisimmalla versiolla, eli Pro-lisenssillä yksittäinen käyttäjä voi jakaa raportteja työtilojen ja appien kautta muille Pro-lisenssin omaaville käyttäjille. Yksittäisen raporttitiedoston koko työtilassa on rajoitettu 1GB:iin ja kaikkien työtilojen yhteenlaskettu tallennuskapasiteetti 10GB:iin. Tämä tallennustila riittää vielä hyvin, mikäli raporttien käyttämä data ei sisällä useita miljoonia rivejä. Vaativassa käytössä ja isommissa organisaatioissa Pro-lisenssi jää ominaisuuksiltaan liian pieneksi, jolloin Premium-lisenssi on ainut vaihtoehto. Premiumin hinnoittelussa on kaksi tasoa: edullisempi paketti on sunniteltu keskisuuria yrityksiä silmällä pitäen ja kallein vaihtoehto isoja organisaaitioita varten. Tarkemmat hintatiedot löydät täältä: https://powerbi.microsoft.com/fi-fi/pricing/
Markkinoilla on myös kilpailevia datavisualisointityökaluja, joiden ominaisuudet ja hinnoittelu eroavat hieman toisistaan. Muutamina esimerkkeinä mainittakoon esimerkiksi Qlik tuoteperheeseen kuuluvat Qlik Sense ja Qlikview, Googlen Looker Studio ja yrityksen omaa nimeä kantava Tableau. Kaikilla näillä on omat kannattajakuntansa, mutta Power BI:n etuja ovat ehdottomasti sen helppokäyttöisyys suhteessa kilpailijoihin sekä kuukausittain julkaistavat ohjelmistopäivitykset, joilla Microsoft tuo jatkuvasti uusia ominaisuuksia Power BI:hin. Oli valintasi sitten Power BI tai muu datavisualisointiohjelma, niin raportoinnin ja liiketoiminta-analytiikan kannalta se on ehdottomasti hyödyllinen työkalu, joka vähentää numeroiden pyörittelyn manuaalisia työvaiheita ja vapauttaa tärkeää työaikaa datan analysointiin, johtopäätösten tekemiseen ja varsinaisiin toimenpiteisiin.
Mikäli yrityksenne harkitsee datavisualisointiohjelmiston hankintaa, niin asiantuntijamme auttavat teitä mielellään!
